AIに仕事を任せる前に、最初に決めたほうがいいことがあります。
それは、フォルダルールです。
どのAIを使うか、どのモデルが賢いか、どのツールが最新か。そこに目が行きがちですが、実務ではもっと手前の問題でつまずきます。
「本番ファイルはどれ？」
これが分からなくなると、AI以前に仕事が止まります。
フォルダは会社の棚
フォルダは、会社の棚です。
見積書の棚、請求書の棚、契約書の棚、写真素材の棚。現実の棚と同じで、置き場所が決まっていれば迷いません。
逆に、全部を同じ棚に入れると、毎回探すところから始まります。
AIに仕事を頼むと、ファイルの増える速度が上がります。だから、棚の名前を先に決めておく必要があります。
まず分けるのは5種類
小さな会社なら、まずこの5種類で十分です。
| 種類 | 役割 | 例 |
|---|---|---|
| 本番 | 公開・納品・運用で使う正本 | ホームページ、公開済み記事、最終PDF |
| 下書き | まだ確認中の作業物 | ブログ草稿、メール下書き、試作画像 |
| 退避 | 消す前に一時的に避ける場所 | 古いコピー、整理前データ |
| バックアップ | 戻すための保険 | Time Machine、外部バックアップ |
| 機密 | AIや公開場所に混ぜない情報 | 顧客名簿、認証情報、未公開資料 |
大事なのは、退避とバックアップを混同しないことです。
退避は「今は消さずに置いておく」です。バックアップは「壊れても戻せる」です。役割が違います。
AIに触らせる範囲を決める
AIに作業を頼むときは、できれば「このフォルダだけ見ていい」と範囲を決めます。
たとえばブログを書くなら、ブログ用フォルダだけ。ホームページを直すなら、ホームページ用フォルダだけ。
顧客名簿や請求書が近くにある場所で作業させない。これが安全運用の基本です。
AIは便利ですが、こちらが渡した作業場の中で動きます。作業場に危ないものを置かないことが、人間側の責任です。
名前の付け方を決める
フォルダ名は、かっこよさより分かりやすさです。
おすすめは、日付、目的、状態を入れることです。
2026-05-22-blog-draft
2026-05-22-bgm-assets
2026-05-22-worktree-quarantine
避けたい名前はこちらです。
new
old
backup
final
final2
その日の自分には分かっても、1週間後の自分には分かりません。AIに引き継ぐときも同じです。
公開前だけは二重確認
フォルダルールで一番大事なのは、公開前です。
本番に出す前に、次を確認します。
- 本番フォルダのファイルか
- 下書きのままではないか
- 顧客情報が混ざっていないか
- 認証情報や秘密情報が入っていないか
- 古いコピーを公開しようとしていないか
AIが「できました」と言っても、外に出るものは人間が確認します。
これはAIを疑うというより、会社を守るための最後のドアです。
まとめ
AIに仕事を任せる前に、まずフォルダの住所を決める。
本番、下書き、退避、バックアップ、機密。この5つを分けるだけで、迷子はかなり減ります。
最新ツールを入れるより先に、作業場を整える。小さな会社のAI活用は、ここから始めるのが一番安全です。
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あきらの一言
昨日の整理で、フォルダ名は地味だけど会社の安全装置だと感じました。配送でも、荷物の置き場所が決まっていない車は必ずバタつきます。AIも同じです。賢い道具を入れる前に、置き場所を決める。これだけで仕事はかなり安定します。
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